W finansach czas nie wybacza. Klient szukający finansowania rzadko czeka pół dnia na telefon — zwykle wysyła zapytanie w kilka miejsc naraz i bierze tego, kto pierwszy się odezwie.
U naszego klienta dział sprzedaży zmagał się z dwoma problemami. Pierwszy to bardzo niska odbieralność — doradcy większość dnia spędzali na próbach dodzwonienia się do osób, które zostawiły kontakt, zamiast faktycznie rozmawiać o ofercie.
Drugi to dokumentacja: klienci deklarowali chęć pozyskania finansowania, ale nie przysyłali dokumentów potrzebnych do analizy finansowej, więc doradcy musieli ręcznie przypominać, dzwonić i pisać, tracąc godziny na coś, co powinno dziać się samo.
Celem wdrożenia było zapewnienie stałego napływu kwalifikowanych kontaktów, mocne skrócenie czasu reakcji i zdjęcie z ludzi obowiązku pilnowania, kto jeszcze nie wysłał dokumentów.
Przebudowaliśmy cały proces na trzech poziomach.
Zaczęliśmy od pozyskiwania leadów poprzez formularzy z logiką warunkową w Meta Ads i Google Ads — pytania dopasowywały się do odpowiedzi użytkownika, dzięki czemu osoby bez realnych szans na finansowanie odpadały już na etapie reklamy, zanim w ogóle trafiły do doradcy.
Następnie skróciliśmy czas pierwszej reakcji do dwóch minut od wysłania formularza. Chodziło o to, żeby odezwać się do klienta, zanim zdąży odłożyć telefon.
Do tego wdrożyliśmy automatyczną sekwencję przypomnień o dosłaniu dokumentów do analizy — system pilnuje tego sam, konsekwentnie i o czasie, więc doradca nie musi już pamiętać, żeby „gonić” klienta.
Po połączeniu kampanii z automatyzacją zmiany w metrykach było widać od razu:
Odbieralność połączeń wzrosła o 56% — kontakt w ciągu dwóch minut od wysłania formularza rozwiązał problem „zimnych” leadów, które zdążyły zapomnieć, że w ogóle klikały w reklamę.
Liczba dosłanych dokumentów do analizy wzrosła o 24% dzięki automatycznym przypomnieniom, które rozładowały zator na etapie kompletowania wniosków.
Doradca ma też gotowy podsumowanie pierwszej rozmowy z leadem w CRM, zanim jeszcze wybierze numer — w karcie kontaktu widnieje podsumowanie pierwszej rozmowy, np. że klient jest zainteresowany kwotą 50 000 zł, nie ma blokad na koncie i prosił o kontakt we wrześniu.
